Non mi risulta che un documento respinto segua una procedura automatizzata: ogni Ufficio ha instaurato un proprio metodo.
Tanto per cambiare. :(
In linea di massima mi pare di poter segnalare alcuni punti fondamentali:
- La motivazione deve essere sempre scritta (e fin qui ci siamo) e completa. Questo secondo requisito non è sempre soddisfatto, in quanto alcuni Tecnici degli Uffici dell'AdT, trovato un problema, interrompono la ricerca e respingono.
Al contrario, è prescritto che l'intero documento sia vagliato e le motivazioni che ne impediscono l'accettazione siano TUTTE elencate.
Si verificano comunque anche casi in cui il primo problema blocca la procedura, ed il Tecnico è materialmente impossibilitato a proseguire.
- L'identità del Tecnico DEVE essere specificata. Le rispsote Docfa riportano i primi sei caratteri del Codice Fiscale, ma mi hanno detto che non per tutti gli Uffici è veramente così.
A Bologna il Dirigente è stato chiaro, imponendo la "firma" completa. Altro che privacy, esistono anche norme sulla trasparenza ecc.
- I motivi di rifiuto di un documento possono essere numerosissimi, riconducibili a pochi ordini di problemi.
1- Il file non può "girare" - In tal caso è probabile che venga scartato dal sistema, ma se pure è accettato, il rifiuto è inopinabile: si veda l'esempio di una variazione Docfa con errori negli intestati o che generi identificativi già presenti.
2- Il Tecnico redattore ha commesso errori evidenti, come l'inclusione di una cantina di terzi o non aver dato alcuna informazione altimetrica sui Punti Fiduciali (che non serve a nulla, ma deve esserci... :oops: ) - Ovviamente si deve provvedere alla correzione, e rispedire il file; se la motivazione è completa, ma non chiara, è bene che l'Ufficio permetta di comunicare col Tecnico che ha trattato la pratica, anche nell'interesse dell'Ufficio stesso, che avrà più probabilità di risolvere il problema in un solo passaggio.
3- Chi tratta la pratica presso l'Ufficio ha dato una propria interpretazione che lo ha condotto a rifiutare il documento - In questo caso è indispensabile il confronto, ma spesso non è sufficiente averlo col Tecnico stesso e si deve interpellare un livello superiore.
Quest'ultimo insieme di problemi dimostra che non si deve sempre chiedere
come correggere il nostro documento, ma capita di dover
chiarire perché esso deve essere accettato così com'è. Occhio, Collega, il responsabile del documento è chi lo firma; chi mi segnala un errore è gentile, chi mi chiede adempimenti inutili e puramente formali è pedante, chi cerca di impormi modifiche sostanziali ingiustificate è arrogante. E se le accetto sono un pollo!
Non conosco obblighi normativi che impongano all'Ufficio di aprire i contatti telefonici con i Tecnici, ma ci si deve appellare al buon senso del Dirigente locale. Purtroppo l'Agenzia, a livello centrale, ha scelto di inibire la e-posta in uscita ai Tecnici: solo i Dirigenti ne dispongono. Inoltre la procedura è studiata in modo un po' rigido, ed il Tecnico approvatore ha serie difficoltà a "sospendere" una pratica; perciò in caso di necessità di chiarimenti, dovrebbe telefonare al Professionista e parlarne istantaneamente: non è possibile instaurare un e-carteggio.
I problemi mi sembrano più complessi di quanto il singolo caso possa mostrare; sarebbe utile proporre soluzioni polivalenti, e trovare il modo di far partecipare alla discussione anche l'AdT, per far sì che le condivida e le adotti.
Spero troppo?
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